Det kan være en omfattende proces at sikre, at man efterkommer alle krav, der stilles i persondataforordningen. Vi har selv iværksat en lang række procedurer og initiativer, som du kan læse mere om her.
Eftersom vi har tilbudt jer vores privatlivspolitik i forbindelse med billetsalgs-modulet på jeres hjemmeside, anser vi det som vores opgave at se til, at I kan bruge vores politik og ikke skal tænke over mere. I den forbindelse har vi gjort os nogle tanker, som vi gerne vil dele med jer her.
Forskel mellem jeres egen privatlivspolitik og den, vi tilbyder jer
Databeskyttelsesforordningen anslår, at alle dem, der indsamler oplysninger eksempelvis via hjemmesider, skal oplyse de registrerede om indsamlingen, mv. Denne indsamling og brug samt politikken om cookies (hvilket er en separat politik) fastholdes i en privatlivspolitik.
Derudover kræver Databeskyttelsesforordningen, at oplysningen om indsamlingen mv. sker i et letforståeligt sprog og at oplysningen er lettilgængelig (altså at man nemt kan finde politikken på jeres hjemmeside).
Den politik, vi har tilbudt jer og som kan findes via hjemmeside-modulet til billetsalg, dækker udelukkende den indsamling, der finder sted via vores hjemmeside-modul. Den dækker altså ikke al anden indsamling af oplysninger via jeres hjemmeside!
Vi kan se, at nogle af jer allerede bruger en egen privatlivspolitik, hvilket er en god start. Men det kan også betyde, at man har modstridende politikker, dobbelte politikker etc. og man dermed ikke længere opfylder oplysningspligten og kravet om lettilgængelig og letforståelig information om indsamling og brug af data, mv.
Saml alle privatlivspolitikker under én
Vores råd til jer er at samle alle oplysninger i én privatlivspolitik, som dækker alle elementer på jeres hjemmeside. Det gør, at hjemmesidebesøgende aldrig er i tvivl om, hvilke oplysninger I samler ind på dem, hvad det bruges til, hvornår det slettes, etc.
Jeres cookiepolitik bør tænkes ind i privatlivspolitikken, men ikke gøres afhængigt af den. Derfor råder vi jer at holde privatlivspolitikken og cookiepolitikken adskilt fra hinanden.
Men hvordan tænker man cookiepolitikken ind i privatlivspolitikken, mens man holder de to fra hinanden?
Det gør man ved at skrive om den generelle cookiebrug i privatlivspolitikken og linke til en underside, der indeholder cookiepolitikken og cookieklassifikationen samt mulighed for at til- og fravælge enkelte kategorier af cookies (der er 4 kategorier: strengt nødvendige, funktionelle, statistiske og markedsførings cookies – de 3 sidstnævnte skal altid kunne fravælges og må aldrig være slået til fra start).
Men hvad hvis man ikke lige er IT-ekspert eller jurist?
Vi ved godt, at det kan være en jungle at navigere rundt i Databeskyttelsesforordningen, og at ikke alle af jer er IT-udviklere eller jurister med speciale i persondata.
Derfor kommer vi inden for den næste tid ud med et nyt modul i jeres backend, hvor I kan plotte jeres oplysninger ind i en færdig privatlivspolitik fra os, som omhandler live/BACKEND. I har også mulighed for at tilpasse teksten efter jeres ønsker. Denne dækker dog, som nævnt, kun live/BACKEND, så hvis I har et af de nedenstående elementer på siden, vil det være en god idé at gennemse jeres generelle privatlivspolitik for jeres hjemmeside.
Hjemmeside-elementer som kan give anledning til at have sin egen privatlivspolitik:
- Nyhedsbrev-tilmelding
- Sociale-medier-knapper
- Frivillig-tilmeldingsformular
- Deltagelses-ansøgning (H&L)
- Medlem-tilmeldingsformular
- SMS-service
- Bruger-login
- Tracking-cookies som Google Ads el. lign. teknologi
- Cookies (husk cookie-klassifikation)
Vi har tilføjet links til inspiration og forklaring af visse forhold. Vi håber, I holder godt ud i corona-nedlukningen, og at I får nytte af vores kommende modul.
OBS: Ovennævnte informationer er uden garanti. Vi er ikke uddannede jurister og kan teknisk set derfor ikke give jer professionel rådgivning. Ovenstående er blot en samling af erfaringer, som vi mener ville kunne gavne jer. Ansvaret for privatlivspolitikken – uanset om det gælder jeres hjemmeside eller blot live/BACKEND-delen – ligger hos jer.
